一般來說，繳費的單位需要依據合同法進行解除、終止勞動合同才能在當月辦理減員。減員時有欠費記錄的，繳費的單位在辦理減員前需要清繳欠費。當月應減員的，繳費的單位應該在申報當月社保費前每月1到15日辦理當月減員申請(若退休減員可不受此限制);如期后不能申請減員的，下月再辦理減員。
單位需要作廢本月申報數據時，可攜帶以下資料到主管稅務機關辦理，作廢申報后可以再次申報。作廢申報把當月產生的單位申報數據、應征明細數據取消。 遲辦減員退費情形：用人單位未及時為離職員工辦理減員而導致多扣費，或因死亡未及時減員人員，需要申請退回多繳社保費。
辦理減員時應提供加蓋公章的《企業繳納社會保險費減少表》一式兩份和其他減員證明材料，包括：
1、所涉人員本人簽名的離職證明或解除勞動合同證明原件及復印件(因離職未及時減員需提供)。
2、死亡鑒定書復印件(因死亡未及時減員需提供)。
3、地稅部門要求提供的其他資料。
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